De spin in het web en het visitekaartje van de organisatie. Omschrijvingen die horen bij het bestuurssecretariaat. Dina, Ellen en Janine zijn voor velen het eerste aanspreekpunt.
Schakelen
“Onze werkdagen zijn
heel divers; de planning die je zelf voor die dag had gemaakt, haal je meestal
niet. Er gebeurt altijd iets onverwachts, dat prioriteit krijgt en geregeld
moet worden. Dat kan bijvoorbeeld tot gevolg hebben dat we veel moeten schuiven
in de agenda’s. Dat onverwachte maakt ons werk leuk, maar zorgt er ook voor dat
er andere taken blijven liggen. Het zou fijn zijn als we iets meer tijd hebben
om zaken grondig aan te pakken en onze werkprocessen te optimaliseren.”
Alle drie ondersteunen ze Ineke de Roo en Bert Dijkstra, bestuurder en algemeen
directeur. Ellen ondersteunt daarnaast bij de overleggen van de Raad van
Toezicht, het Centraal Management Overleg, het directieoverleg en de (G)MR. “Ik
zorg voor de agenda, maak de verslagen en zorg dat actiepunten worden opgevolgd
en vragen bij de juiste personen terecht komen. Door de breedte van mijn rol
ben ik constant aan het schakelen.”
Videobellen
Hun werkplek wisselt tussen
Stadskanaal en Winschoten en is mede afhankelijk van de dagindeling van Ineke
en Bert. “Soms werken we samen op één plek, maar dat gebeurt niet dagelijks”
zegt Dina. “We videobellen dan regelmatig met elkaar. “Janine werkt parttime en
maakt altijd een update aan het eind van de dag. Dat is fijn, want dan weten
wij of we nog iets moeten overnemen.”
Voelsprieten
Wat geeft jullie
energie? Die vraag beantwoorden ze eensgezind: zodanig ondersteunen dat anderen
nog beter kunnen functioneren. “Daarvoor is het belangrijk om goed overzicht te
hebben en te zorgen dat je goed op de hoogte wordt gehouden. En je moet goede
voelsprieten hebben, zodat je proactief kunt zijn. We moeten in oplossingen
denken. Leuk is als je dan iemand net een stapje voor bent.”
Digitalisering
Het vak van secretaresse is aan verandering onderhevig. Steeds verdergaande
digitalisering speelt daarbij een rol. “Je moet als secretaresse digitaal
vaardig zijn en alle programma’s kennen die er in de organisatie gebruikt
worden. Teams heeft bijvoorbeeld het delen van informatie een stuk
gemakkelijker gemaakt. Het gebruik van AI is een interessante ontwikkeling en
kan misschien tijd vrijmaken voor andere zaken. We willen ons zeker blijven
ontwikkelen.”
Begrenzen
Flexibiliteit is een
vereiste op het bestuurssecretariaat. Het schakelen tussen uiteenlopende taken
en verantwoordelijkheden vraagt om een goed gevoel voor planning en
organisatie. “Ook moeten we goed kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie. We
horen, zien en lezen veel; dat is nodig om ons werk goed te kunnen doen. Een
uitdaging is om ons werk te begrenzen. Duidelijk maken wat er wel en niet bij hoort.
We zouden soms een stap extra willen zetten om alle taken in een werkweek af te
krijgen.”
Wat vinden ze eigenlijk van elkaar? “Ellen heeft veel kennis van de organisatie en heeft een goed overzicht van alle overleggen en de acties die daaruit voortkomen. Janine heeft zich heel snel ingewerkt in Trivium en is zeer geordend. Dina heeft een uitstekend geheugen en is onze vraagbaak. We vullen elkaar mooi aan en kunnen op elkaar bouwen.”
