Werkzaamheden
Wij zijn als afdeling Financiën o.a. verantwoordelijk voor het verwerken van ongeveer 6000 facturen op jaarbasis, declaraties en het innen van de schoolkosten via Wis-Collect. De facturen komen bij ons binnen via de e-mail of via de Postbus van ons factuurverwerkingsprogramma Spend Cloud. Wij zorgen ervoor dat de facturen zo snel mogelijk bij de juiste budgethouders terechtkomen zodat deze beoordeeld kunnen worden. De goedgekeurde facturen worden vanuit de Spend Cloud geëxporteerd naar ons boekhoudpakket Afas Profit en klaargezet voor betaling.
Naast de dagelijkse werkzaamheden houden we ons ook bezig met het versturen van verkoopfacturen, btw aangiftes, verzekeringskwesties en activa-administratie. We zorgen dat de gegevens op juiste plek staan in de boekhouding, zodat we bij de periodieke rapportages ‘bij’ zijn. Dat heeft uiteindelijk ook weer een voordeel als we voor het jaarwerk alles op orde moeten hebben voor de accountants.
Spend Cloud - Kas en Pas
In de Spend Cloud kunnen de vestigingen hun eigen kas (Kas en Pas) beheren, die aan het eind van de maand wordt afgesloten. Hiermee beheren we ook de kleinere uitgaven van collega’s. Dat gebeurt met betaalpassen of via de app. Budgethouders kunnen deze app gebruiken om online te betalen en om mutaties te verwerken. Deze gegevens worden uiteindelijk ook geëxporteerd naar Afas zodat alle gegevens in onze boekhouding komen te staan. Een grote vooruitgang.
Vrijwillige ouderbijdrage
Via Wis-Collect innen wij de vrijwillige ouderbijdrage. Tijdens ouderavonden krijgen ouders uitleg waaraan deze bijdrage wordt besteed. Als ouders de leermiddelen niet kunnen betalen, adviseren wij de vestigingen over een betalingsregeling of verwijzen we naar een externe instantie, zoals Stichting Leergeld.
Dicht op het onderwijs
Het is fijn om dicht bij het onderwijs te werken, we zitten zelfs letterlijk in de school. Het is belangrijk dat we alle vestigingen kennen. Niet alleen door de kascontroles en uitleg over Spend Cloud, maar vooral de collega’s en de sfeer op de vestiging. Als collega’s vragen hebben en wij kunnen helpen, dan geeft dat voldoening.
